אחד המצבים המתסכלים בעסק קטן נראה כך: החודש היה מצוין, היו הרבה עבודות והרבה חשבוניות, ובכל זאת אין בחשבון מספיק כסף כדי לשלם לספק. הסיבה כמעט תמיד זהה, והיא הפער בין רווח לבין תזרים מזומנים. בבלוג העסקים של סי וי פול (cvpool) ריכזנו שבעה הרגלים פשוטים שעוזרים לצמצם את הפער הזה.
מה ההבדל בין רווח לתזרים
רווח הוא ההפרש בין ההכנסות להוצאות, כפי שהוא נרשם בספרים. תזרים הוא הכסף שנכנס בפועל לחשבון ויוצא ממנו, ובמועד שבו זה קורה. עסק יכול להיות רווחי ועדיין להיתקע, אם הלקוחות משלמים בשוטף+60 והספקים דורשים תשלום מיידי.
הרגל 1: תחזית תזרים לשלושה חודשים קדימה
לא צריך תוכנה מסובכת, טבלה פשוטה מספיקה. רושמים את יתרת הפתיחה, את ההכנסות הצפויות לפי המועד שבו הכסף צפוי להיכנס בפועל, ואת ההוצאות הצפויות. מעדכנים פעם בשבוע. תחזית כזאת מראה מראש חודש בעייתי, כשעוד יש זמן להיערך.
הרגל 2: לרשום מועדי תשלום, לא רק סכומים
חשבונית של 10,000 ש"ח שתיפרע בעוד חודשיים לא תעזור לשלם את השכירות של החודש הזה. ליד כל הכנסה והוצאה כדאי לרשום מתי הכסף יעבור בפועל.
הרגל 3: לגבות בזמן
כמה כללים פשוטים משנים הרבה: שולחים חשבון מיד בסיום העבודה, שולחים תזכורת קבועה יום לפני מועד התשלום, ובעבודות גדולות מבקשים מקדמה. גבייה שמתעכבת היא הלוואה בלי ריבית שהעסק נותן ללקוח.
הרגל 4: להפריד בין כסף העסק לכסף הפרטי
חשבון בנק נפרד וכרטיס אשראי נפרד לעסק נותנים תמונה אמיתית של מצב העסק, ומקלים גם על הדיווח לרשויות.
הרגל 5: לשריין כסף למיסים
מע"מ ומקדמות מס הכנסה הם הוצאות ידועות מראש, ובכל זאת הם מפתיעים עסקים רבים. אפשר להעביר אחוז קבוע מכל הכנסה לחשבון או לפיקדון נפרד, כך שהכסף כבר מחכה כשמגיע מועד התשלום.
הרגל 6: לבדוק את ההוצאות הקבועות פעם ברבעון
מנויים לתוכנות, שירותים שכבר לא משתמשים בהם ועמלות בנק מצטברים בשקט. בדיקה רבעונית של דף החשבון מגלה כמעט תמיד הוצאה אחת או שתיים שאפשר לבטל.
הרגל 7: לבנות כרית ביטחון
היעד המקובל הוא כמה חודשים של הוצאות קבועות בצד. גם אם מתחילים מסכום קטן, עצם קיומה של הכרית מאפשר לקבל החלטות בלי לחץ.
נתונים מסודרים הם הבסיס
תחזית תזרים טובה בדיוק כמו המידע שמזינים אליה. כשהחשבוניות, ההזמנות ופרטי הלקוחות מפוזרים בכמה מקומות, קשה לדעת מה צפוי להיכנס ומתי. כאן נכנס החיבור לניהול מידע: עסק שמרכז את הנתונים שלו במקום אחד יכול לבנות תחזית תוך דקות. על משימות שאפשר להפסיק לעשות ידנית, כמו תזכורות תשלום, כתבנו במאמר אוטומציה בעסק קטן: חמש משימות שכדאי להפסיק לעשות ידנית. בסרטון הקצר של סי וי פול ביוטיוב אפשר לראות איך מידע מפוזר הופך למאגר אחד מסודר, ובאתר סי וי. פול יש עוד מידע על מאגרי מידע ופלטפורמות דיגיטליות לעסקים.
לסיכום
תזרים מזומנים בריא לא דורש ידע של רואה חשבון. הוא דורש כמה הרגלים קבועים: תחזית קדימה, תשומת לב למועדי התשלום, גבייה בזמן, הפרדה, שריון למיסים, בדיקת הוצאות וכרית ביטחון. מתחילים בהרגל אחד החודש ומוסיפים עוד אחד בחודש הבא.
המידע במאמר כללי ואינו מחליף ייעוץ מרואה חשבון או מיועץ פיננסי.
